Thế giới thủ thuật – Mục lục là một thành phần không thể thiếu được trong những văn bản, tài liệu hướng dẫn dài có nhiều trang, nhiều mục. Với những dạng văn bản dài như vậy, việc tạo mục lục sẽ giúp người đọc rút ngắn thời gian tra cứu các đề mục, thuận tiện cho việc đọc và chỉnh sửa. Tuy nhiên nếu bạn không biết các tạo mục lục tự động mà tạo mục lục một cách thủ công, bạn không chỉ mất nhiều thời gian mà còn không thể truy cập đến các chỉ mục cần đến trong văn bản. Trong bài viết này Thế giới thủ thuật sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo mục lục tự động trong Microsoft Word một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Bước 1. Xác định cấp độ mục lục tự động cần tạo
Để tạo mục lục tự động trong Microsoft Word, trước tiên bạn cần xác định các đề mục từ lớn đến nhỏ trong văn bản của mình. Có 2 cách để chúng ta có thể xác lập cấp độ cho mục lục.
Cách 1. Đánh dấu cấp độ các chỉ mục trong văn bản
Lựa chọn (bôi đen) phần nội dung bạn đang muốn tạo chỉ mục. Trên Ribbon bạn chọn tab References, trong nhóm Table of Contents bạn bấm chọn vào Add Text, sau đó chọn Level bạn muốn áp dụng cho đoạn đã bôi đen (Level 1 là cấp độ cao nhất, sau đó đến Level 2 và Level 3…).
Lưu ý: Thông thường theo mặc định Microsoft Word có 3 Level để bạn lựa chọn, nhưng nếu trong văn bản có sự phân cấp nhiều hơn 3 mức, bạn có thể tăng số Level bằng cách click vào Table of Contents sau đó chọn Custom Table of Contents…và thay đổi giá trị trong ô Show levels. Sau khi ấn OK, mục lục sẽ ngay lập tức được tạo ra tại vị trí con trỏ chuột, nhưng nếu chưa hoàn thiện bạn có thể xoá đi hoặc cập nhật lại cho nó sau này.
Cách 2: Sử dụng các thẻ heading (mình hay dùng cách này hơn)
Bôi đen phần nội dung muốn làm đề mục, trong tab Home chọn Heading với cấp độ tương ứng (Heading 1 là cấp độ đề mục lớn nhất, sau đó đến Heading 2 và Heading 3…). Làm như vậy với tất cả các chỉ mục tới cấp nhỏ nhất mà bạn muốn tạo trong mục lục.
Lưu ý: Bạn có thể thiết lập lại định dạng văn bản (font, size, in đậm, …) của mỗi kiểu Heading bằng cách click chuột phải vào kiểu Heading đó rồi chọn Modify… Thường thì mình sẽ định dạng trước các Heading này cho từng văn bản ngay từ đầu.
Bước 2: Tạo mục lục tự động
– Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn hiển thị mục lục (thường là trang đầu hoặc trang cuối của văn bản).
– Mở tab References, click vào Table of Contents rồi chọn hình thức hiển thị mục lục (có sẵn mẫu cho bạn chọn). Sau thao tác này, mục lục sẽ hiện ra.
– Bạn cũng có thể thay đổi một vài tuỳ chỉnh hiển thị mục lục. Click vào Table of Contents à Custom Table of Contents… Trong tab Table of Contents tuỳ chỉnh các thiết lập sau:
- Show page numbers: Hiển thị số trang ứng với tên đề mục.
- Right align page numbers: Hiển thị số trang nằm ở sát lề bên phải (nếu bỏ chọn, số trang sẽ nằm ở ngay liền sau tên chỉ mục).
- Tab leader: Hình thức dóng hàng, đối chiếu giữa tên đề mục và số trang (dùng chuỗi các dấu chấm, dấu gạch ngang, hoặc bỏ trắng).
Như vậy là bạn đã tạo được một mục lục tự động một cách nhanh chóng, giờ thì hãy chiêm ngưỡng thành quả của mình.
Thật đơn giản phải không? Sau khi bạn tạo xong mục lục thì tất cả những điều chỉnh trong văn bản đều có thể được cập nhật một cách tự động. Bạn có thể bấm nút Update Table.. xuất hiện ngay trên đầu mục lục hoặc Update Table trên Ribbon References
Dù theo cách nào, bạn cũng sẽ nhận được thông báo với hai lựa chọn:
- Update page numbers only (chỉ cập nhật số trang)
- Update entire table (cập nhật toàn bộ mục lục)
Trên đây là những hướng dẫn nhanh giúp bạn tạo mục lục tự động trong Microsoft Word một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hy vọng sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả trong công việc của mình.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn in hai mặt trong Microsoft Word
